Quanto custa um funcionário para a empresa em 2026

A conta tem cinco passos, e o primeiro já desfaz um erro: tratar o salário mensal como se fosse o custo do mês. O empregado recebe, ao longo de um ano, mais do que 12 salários, e cada real a mais carrega os mesmos encargos do salário.

1. Some a remuneração do ano. São 12 salários — 11 trabalhados e um pago como remuneração de férias —, mais o 13º e o terço constitucional de férias. Para R$ 3.000,00 por mês, isso dá R$ 40.000,00 no ano. Não são treze salários mais férias: no mês de férias o empregado não recebe salário, recebe as férias no lugar dele.
2. Aplique os encargos do seu regime sobre essa remuneração. O FGTS de 8% incide em qualquer regime. Fora do Simples e no anexo IV entram também a contribuição patronal de 20%, o RAT de 1% a 3% multiplicado pelo FAP e, no Lucro Presumido ou Real, os terceiros do seu código FPAS — 5,8% na indústria e no comércio. Tudo sobre o salário, o 13º e o terço, e não só sobre o salário.
3. Provisione a multa do FGTS. Se a empresa dispensar sem justa causa, paga 40% de tudo o que depositou de FGTS. Guardar essa parte todo mês custa R$ 106,67 no caso de R$ 3.000,00 e evita a surpresa no dia da rescisão. É provisão, não gasto certo — a calculadora deixa desmarcar.
4. Acrescente os benefícios. No vale-transporte a empresa paga só o que passa de 6% do salário básico, e só nos 11 meses trabalhados. Vale-refeição e plano de saúde entram pelo valor que a empresa paga. Nenhum deles recebe encargo.
5. Divida pelo que você quer medir. Custo anual ÷ 12 é o custo mensal médio; ÷ 11 é o custo de cada mês em que a pessoa está trabalhando; ÷ as horas trabalhadas no ano (2.105,7 com 44 horas semanais) é o custo da hora que ela produz.

A memória de cálculo do caso padrão

Com salário de R$ 3.000,00 numa empresa do Simples Nacional dos anexos I, II, III e V, a remuneração do ano soma R$ 40.000,00: 12 salários, o 13º e o terço de férias de R$ 1.000,00. Sobre isso incide só o FGTS de 8%, que dá R$ 3.200,00 no ano, e a provisão da multa de 40% desse FGTS, R$ 1.280,00. O custo anual é R$ 44.480,00, e o mensal médio, R$ 3.706,67 — 23,56% acima do salário.

Por que o mês de férias não entra duas vezes

No mês em que tira férias, o empregado não recebe salário: recebe a remuneração de férias, que é o salário daquele mês mais um terço. Por isso a remuneração do ano é de treze salários e um terço, e não de catorze e um terço. A diferença não é detalhe de planilha — no caso padrão, a conta dupla anuncia R$ 3.984,67 por mês, R$ 278,00 acima do custo real.

Custo mensal médio ou custo por mês trabalhado

O custo anual dividido por 12 é o número para orçamento e fluxo de caixa: quanto a empresa precisa separar, todo mês, para aquele contrato. Dividido por 11, é o custo de cada mês em que a pessoa está de fato trabalhando — R$ 4.043,64 no caso padrão. É esse segundo número que deve entrar no preço de um serviço ou de um produto.

RAT e FAP

O RAT é de 1% para atividade de risco leve, 2% para risco médio e 3% para risco grave, conforme a atividade preponderante da empresa no Anexo V do Regulamento da Previdência Social. O FAP multiplica esse percentual por um fator entre 0,5 e 2, calculado a cada ano pelo histórico de acidentes da própria empresa — então o mesmo RAT de 3% pode virar metade ou o dobro. Com salário de R$ 3.000,00 no Lucro Presumido, o custo mensal vai de R$ 4.616,67 com o FAP mínimo a R$ 4.766,67 com o máximo: R$ 150,00 por mês por empregado.

Terceiros: o total muda com o código FPAS

Terceiros é o nome coletivo de salário-educação, Incra, Sistema S e Sebrae. Cada empresa recolhe a combinação do seu código FPAS, que a Receita Federal publica numa tabela única. O total de 5,8%, adotado como padrão aqui, é o da indústria, do comércio e do transporte rodoviário; os outros totais estão abaixo.

A distância entre as colunas é quase toda patronal: no Lucro Presumido, só a contribuição de 20% soma R$ 8.000,00 no ano, o RAT R$ 800,00 e os terceiros R$ 2.320,00. No Simples dos anexos I, II, III e V, a patronal e o RAT não somem — estão embutidos na alíquota do DAS, que cresce com o faturamento. Os terceiros, esses sim, não são devidos: o optante do Simples é dispensado deles (LC 123/2006, art. 13, § 3º). Por isso comparar só o custo da folha não decide qual regime é melhor para a empresa.

O custo cresce na mesma proporção do salário

Os encargos são percentuais e a contribuição patronal não tem teto, então o multiplicador sobre o salário quase não muda de uma faixa para outra. A tabela abaixo mostra o custo mensal médio para alguns salários, sem benefícios — com benefícios de valor fixo, o peso deles é maior nos salários menores.

E o MEI?

O MEI pode ter um único empregado, com o salário mínimo ou o piso da categoria. Ele recolhe 3% de contribuição patronal — R$ 648,40 no ano com o mínimo de R$ 1.621,00 — e o FGTS de 8%. O custo anual fica em R$ 24.682,43, ou R$ 2.056,87 por mês: 26,89% acima do salário.

A loja é do comércio, com RAT de 1%, FAP neutro e terceiros de 5,8%. O vendedor usa R$ 400,00 de passagens por mês e recebe R$ 600,00 em vale-refeição e plano de saúde.

1. Remuneração do ano. Doze salários, 13º e terço de férias somam R$ 60.000,00.
2. Patronal, RAT e terceiros. 20% dão R$ 12.000,00; o RAT, R$ 600,00; os terceiros, R$ 3.480,00. Tudo sobre a remuneração do ano, não só sobre os salários.
3. FGTS e multa. 8% de FGTS são R$ 4.800,00; a provisão da multa, R$ 1.920,00.
4. Vale-transporte. Do custo de R$ 400,00, o vendedor paga R$ 270,00 (6% do salário) e a loja R$ 130,00, nos 11 meses trabalhados: R$ 1.430,00 no ano.
5. Outros benefícios. R$ 600,00 por mês, R$ 7.200,00 no ano, sem encargo.

Para precificar o trabalho desse vendedor, o número é outro: cada mês em que ele está na loja custa R$ 8.311,82, e cada hora trabalhada, R$ 43,42.

A hora trabalhada divide o custo do ano pelas horas em que o empregado está no trabalho: a jornada semanal vezes os 335 dias do ano que sobram fora dos 30 dias de férias, divididos por sete. Com 44 horas semanais são 2.105,7 horas no ano. Feriados não são descontados, porque variam por município; descontá-los encarece a hora na mesma proporção das horas que eles tiram do ano.

A hora paga usa o divisor mensal da folha — a jornada semanal vezes 5, que dá 220 para 44 horas. Esse divisor é o que se usa para calcular hora extra e desconto de falta, e inclui o repouso semanal remunerado. Serve para a folha, não para o preço.

Com o mesmo salário, reduzir a jornada de 44 para 40 horas semanais leva a hora trabalhada de R$ 21,12 para R$ 23,24. No Lucro Presumido, a hora trabalhada do caso padrão é R$ 26,40. Quem vende serviço por hora precisa ainda somar o tempo improdutivo — deslocamento, treinamento, ociosidade — que nenhuma calculadora conhece.

Lei Complementar nº 123/2006 — Simples Nacional

Põe a contribuição patronal previdenciária dentro do DAS (art. 13, VI), dispensa os optantes das contribuições a terceiros (art. 13, § 3º), tira a patronal do DAS no anexo IV (art. 18, § 5º-C) e fixa os 3% do MEI que tem empregado (art. 18-C, § 1º, III).

Lei nº 8.212/1991 — custeio da Seguridade Social

Fixa a contribuição patronal de 20% sobre o total das remunerações (art. 22, I), o RAT de 1%, 2% ou 3% conforme o risco da atividade preponderante (art. 22, II) e inclui o 13º no salário de contribuição (art. 28, § 7º).

Decreto nº 3.048/1999 — Regulamento da Previdência Social

O art. 202-A cria o Fator Acidentário de Prevenção: um multiplicador de 0,5 a 2 aplicado ao RAT, truncado na quarta casa decimal. O Anexo V lista o grau de risco de cada atividade econômica.

Lei nº 8.036/1990 — FGTS

Obriga o depósito mensal de 8% da remuneração (art. 15) e fixa a multa de 40% sobre todos os depósitos do contrato na dispensa sem justa causa (art. 18, § 1º).

Constituição Federal, art. 7º

Garante as férias com pelo menos um terço a mais que o salário (inciso XVII) e limita a jornada a 44 horas semanais (inciso XIII). O STF confirmou que a contribuição patronal incide sobre o terço de férias gozadas (Tema 985).

Consolidação das Leis do Trabalho

Garante 30 dias de férias por período aquisitivo (art. 130) e manda pagar, durante elas, a remuneração devida na data da concessão (art. 142) — a remuneração de férias substitui o salário do mês, não se soma a ele.

Lei nº 4.090/1962 — 13º salário

Institui a gratificação de Natal de um salário por ano, proporcional aos meses trabalhados.

Lei nº 7.418/1985 — vale-transporte

O empregador paga o que exceder 6% do salário básico do empregado (art. 4º, parágrafo único), e o benefício não tem natureza salarial nem recebe contribuição previdenciária ou FGTS (art. 2º).

Receita Federal — tabela de alíquotas por códigos FPAS

Lista, para cada código FPAS, a patronal, o RAT e cada contribuição a terceiros. Os 5,8% da indústria e do comércio somam salário-educação, Incra, Sesi e Senai ou Sesc e Senac, e Sebrae.

Decreto nº 12.797, de 23 de dezembro de 2025 — salário mínimo de 2026

Fixa o salário mínimo de 2026 em R$ 1.621,00: o salário do único empregado que o MEI pode ter e o piso da tabela de salários desta página.

Fontes dos números desta página

O FGTS e o salário mínimo vêm das tabelas de 2026, levantadas em 19 de agosto de 2026. As alíquotas de patronal, RAT, FAP e terceiros estão no texto das leis acima e não se reajustam por ano. Quando algum valor muda, muda o arquivo de dados, e todo o texto desta página se atualiza junto, porque nenhum número aqui é digitado à mão.